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黄建生的博客

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主任工作扎记之三 [原创]  

2013-11-21 20:44:24|  分类: 艺海拾零 |  标签: |举报 |字号 订阅

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  当办公室主任说难不难,说容易也不容易,无过便是功,一切以领导满意为原则。但要做到这一点不容易,就拿最简单的吃饭来说,必须做足三陪功夫,要能吃能喝能讲笑话,活跃气氛,照顾好宾主双方,丝毫怠慢不得。因此一场酒宴下来,肚子里只有酒水没有干货,还得另外找东西填饱肚子。记得很久以前组织一个大型论坛,作为东道主,办公室负责整个会议的会务工作。主任是当然的会务组长,办过会务的人都知道,办会办会,不但要办好会议事务,还要最大限度地树立本单位的良好形象。从筹备到善后一系列的会务工作,直接影响到会议质量和会议效果,因此,把握会务的服务性、事务性、综合性、时间性,是会务组工作的重点,每个环节、每项事宜都必须按会务组的整体部署,从小事做起,从大事着眼,认真搞好会务筹备、组织及服务工作。

 会务工作紧锣密鼓地开始了。各位要在会上发言的领导们都将讲话文稿传了过来,我们要负责承办文稿的校对、打印、印发工作。会议日程表、会标、鲜花、音响、欢迎标语、门口的迎路牌等工作都要你关心、安排落实,在就餐菜单、茶歇饮料等全部安排就绪后;还要对会议礼品、会议车辆等项目一一落实;还要考虑应急停电、医疗卫生等方面环节有专人负责,确保不出现任何纰漏,保证论坛顺利进行。……会前的准备还算顺利,毕竟有点熟门熟路。会议开始了,文件、材料、会场、服务、用餐,忙得我团团转,总算挨到会议圆满结束,到了最后的晚餐时刻,因为这一餐是大型会务餐,也是全部的精华之所在,因此我也一直盯在厨房,监督着每一道菜品的质量……当最后一道菜推出厨房,我深深地出了一口气,完成了!

 当我走出厨房,想看看会议代表们的反应。这时,一个意想不到的情况发生了,这时我才想起,领导曾经千叮咛万嘱咐,要我关键时刻挺身而出,去代喝两杯,现在看来一件小小的疏漏产生了严重后果,而这件小事所产生的不良后果足以抵消掉你以前千辛万苦付出的所有努力。在办公室工作久了,这方面都会有太多的教训,千万要大事小事确保不能出事,一旦出事,小事就变成了大事。接下来就是批评、问责、扣奖等一系列的后续麻烦。

 办公室主任与领导的关系一定程度上就是职业经理人与老板的关系,职业经理人的唯一标准就是把自己在授权范围内的事情做好,让老板满意。那办公室主任的唯一目标也是让领导满意,在为领导服务时,必须准时到位;在陪同领导时,不可越位;而领导不在时,必须及时到位。碰上领导外出或不方便出面时,办公室主任便充当起领导的角色,承担起领导的责任,正所谓养兵千日用兵一时。必须充分发挥自己的聪明才智,调兵遣将,安排工作,将事情办得十全十美,因为你此时代表着领导。在取得成绩时,你还要将功劳及时归功于领导,留给姗姗来迟的领导,让群众感谢领导,是领导有方决策英明,办公室主任始终是陪衬红花的绿叶。

办公室主任不是什么官,只是领导的高级勤务员,自己的一切都是领导的,当然也包括时间,因此必须时刻准备着为领导服务。领导外出,要早早作好车辆准备和沿途的接待安排。领导请客,必须事先订好包间,根据来宾的级别和爱好准备菜式和酒水。领导开会,必须提前布置好会场,拟定会议议程,落实与会人员,安排好各级领导的坐次。领导去见上级领导,必须事先打好前站,准备好相关礼物,与上级领导的办公室主任、秘书和司机联络感情,协商安排。不管面临多大的压力和多重的任务,都圆满完成各项工作,切实履行好自己身上的这份责任,对得起领导对自己的信任,也不辜负领导对自己的期望,做到问心无愧,全力以赴。

 

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